Cyfryzacja uczelni to coś więcej niż zamiana papieru na PDF. Jak technologia może naprawdę uprościć akademicką codzienność?

Wspólna obsługa cyfrowego wniosku na uczelni

Elektroniczne formularze, cyfrowe dokumenty i systemy informatyczne stają się nieodłącznym elementem funkcjonowania uczelni. Jednak samo zastąpienie papierowej dokumentacji plikami PDF nie oznacza jeszcze rzeczywistej transformacji cyfrowej. Jeśli procedury pozostają równie czasochłonne, a dokumenty nadal krążą między kolejnymi osobami, tyle że za pośrednictwem poczty elektronicznej, potencjał nowych technologii nie jest w pełni wykorzystywany. Jak podkreśla Adam Przymusiała, prezes Akademusa, przyszłość cyfryzacji szkolnictwa wyższego zależy przede wszystkim od umiejętności projektowania procesów, które rzeczywiście ułatwiają pracę administracji akademickiej oraz codzienne funkcjonowanie studentów i wykładowców.

Cyfryzacja szkolnictwa wyższego to proces znacznie bardziej złożony niż wdrożenie kolejnego systemu informatycznego. Uczelnie funkcjonują w rozbudowanym otoczeniu organizacyjnym i prawnym, a realizowane przez nie zadania wymagają współpracy wielu jednostek, przestrzegania określonych procedur oraz zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Każda zmiana technologiczna musi zatem uwzględniać nie tylko możliwości oprogramowania, lecz także specyfikę instytucji i potrzeby jego użytkowników. W praktyce oznacza to, że skuteczna transformacja cyfrowa nie zawsze zaczyna się od zakupu nowego rozwiązania. Często jej pierwszym etapem powinno być przeanalizowanie istniejących procesów, określenie, które czynności są rzeczywiście niezbędne, oraz wskazanie obszarów wymagających usprawnienia.

Elektroniczny dokument to jeszcze nie cyfrowy proces

Jednym z najczęstszych sposobów cyfryzacji jest zastępowanie dokumentów papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami. To ważny krok, który ogranicza konieczność fizycznego przekazywania dokumentacji, ułatwia jej przechowywanie i przyspiesza dostęp do informacji. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy wraz ze zmianą formatu dokumentu nie zmienia się sposób jego obsługi. Przykładem może być procedura wymagająca zatwierdzenia przez kilka osób. Dokument zostaje przygotowany elektronicznie, a następnie przesłany do kolejnych pracowników, którzy go podpisują i odsyłają. Jeżeli na którymś etapie konieczne jest dodatkowo wydrukowanie, podpisanie i zeskanowanie pliku, liczba wykonywanych czynności pozostaje niemal taka sama jak w przypadku tradycyjnego obiegu papierowego.

„Cyfryzacja nie powinna polegać wyłącznie na tym, że papierowy dokument zastępujemy plikiem PDF, a wszystkie pozostałe czynności wykonujemy dokładnie tak samo jak wcześniej. Prawdziwa zmiana zaczyna się wtedy, gdy na nowo przyglądamy się całemu procesowi i zastanawiamy się, jak wykorzystać technologię, aby był prostszy, bezpieczniejszy i wygodniejszy dla użytkowników. Nie chodzi o samo wyeliminowanie papieru, lecz o stworzenie lepszego sposobu załatwiania spraw” - wyjaśnia Adam Przymusiała, prezes Akademusa.

Odpowiednio zaprojektowany system może prowadzić dokument przez kolejne etapy akceptacji, informować uczestników o oczekujących zadaniach i umożliwiać sprawdzenie historii podejmowanych działań. Dzięki temu pracownicy nie muszą samodzielnie ustalać, na jakim etapie znajduje się sprawa ani kto powinien zająć się nią w następnej kolejności.

Nie każda procedura może jednak zostać w pełni zautomatyzowana. Część decyzji nadal wymaga indywidualnej oceny, a niektóre czynności muszą być realizowane w sposób określony przepisami. Właściwie zaprojektowana cyfryzacja powinna uwzględniać te ograniczenia.

Najlepsze rozwiązania zaczynają się od zrozumienia potrzeb

Uczelnie różnią się między sobą nie tylko wielkością czy liczbą studentów, lecz także strukturą organizacyjną, charakterem kształcenia i sposobem realizowania poszczególnych procesów. Inne potrzeby może mieć duży uniwersytet prowadzący rekrutację na kilkadziesiąt kierunków, a inne niewielka uczelnia artystyczna, w której istotną rolę odgrywa indywidualna ocena umiejętności kandydatów.

Adam Przymusiała przywołuje w tym kontekście doświadczenie związane z prezentacją systemu rekrutacyjnego jednej z uczelni o specjalistycznym profilu. Początkowo mogło się wydawać, że cyfryzacja rekrutacji będzie naturalnym kierunkiem rozwoju. Okazało się jednak, że instytucja dobrze radzi sobie z oceną kandydatów w dotychczasowym modelu i nie widzi potrzeby jego gruntownej zmiany.Dopiero dalsza rozmowa pozwoliła zidentyfikować obszary, w których technologia mogłaby przynieść większą korzyść. Dotyczyły one między innymi przygotowywania protokołów oraz czynności związanych z przekazywaniem dokumentów.

Przykład ten pokazuje, że o wartości rozwiązania nie decyduje liczba dostępnych funkcji, lecz stopień, w jakim odpowiada ono na rzeczywiste potrzeby użytkowników. Z perspektywy dostawcy technologii wymaga to umiejętności słuchania i gotowości do zmiany pierwotnych założeń. Z perspektywy uczelni - możliwości wskazania tych elementów codziennej pracy, których usprawnienie przyniesie największe korzyści.

Zmiana nie musi oznaczać rewolucji

Wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych wymaga pogodzenia różnych perspektyw. Potrzeby pracowników dziekanatu mogą różnić się od oczekiwań władz uczelni, działu finansowego czy jednostek odpowiedzialnych za bezpieczeństwo informacji. Każda z tych grup patrzy na ten sam proces przez pryzmat innych obowiązków i odpowiedzialności. Dlatego szczególnego znaczenia nabiera elastyczność systemów informatycznych. Możliwość stopniowego modyfikowania procesów pozwala wprowadzać usprawnienia bez konieczności jednoczesnego przebudowywania całej organizacji.

„Z perspektywy dostawcy technologii najłatwiej byłoby od razu zaprojektować cały proces w sposób, który uznajemy za optymalny. Trzeba jednak pamiętać, że uczelnia ma swoją strukturę, procedury i zobowiązania, których nie można po prostu pominąć. Dlatego dużą wartością są rozwiązania elastyczne, pozwalające najpierw usprawnić wybrany obszar, a następnie stopniowo rozwijać i modyfikować sposób działania. Cyfryzacja powinna być procesem, który uwzględnia rzeczywiste możliwości organizacji” - podkreśla prezes Akademusa.

Takie podejście pozwala ograniczać ryzyko związane z wdrażaniem zmian, a jednocześnie daje pracownikom czas na poznanie nowych narzędzi i zgłaszanie uwag wynikających z codziennego korzystania z systemu. Dopiero praktyczne doświadczenia pozwalają niekiedy dostrzec możliwości dalszego uproszczenia procedur.

Bezpieczeństwo i przejrzystość równie ważne jak wygoda

Usprawnienie procesów administracyjnych nie może odbywać się kosztem bezpieczeństwa informacji. Uczelnie przetwarzają dane osobowe studentów i pracowników, dokumentację przebiegu studiów oraz informacje związane z funkcjonowaniem poszczególnych jednostek organizacyjnych. Dlatego cyfryzacja powinna uwzględniać odpowiednie zasady dostępu do dokumentów, możliwość odtworzenia historii podejmowanych działań i zabezpieczenie informacji przed nieuprawnionym wykorzystaniem.

Istotną rolę odgrywa również integracja systemów. Jeżeli informacje wprowadzone do jednego narzędzia mogą być bezpiecznie wykorzystywane w innych, zmniejsza się potrzeba ich ponownego przepisywania. Ogranicza to liczbę ręcznych czynności i może zmniejszać ryzyko błędów wynikających z wielokrotnego wprowadzania danych.

Cyfrowa uczelnia to przede wszystkim sprawniej działająca uczelnia

Rozwój technologii otwiera przed szkolnictwem wyższym możliwości wykraczające daleko poza elektroniczną archiwizację dokumentów. Cyfrowa obsługa spraw studenckich, usprawnienie obiegu informacji między jednostkami czy automatyzacja powtarzalnych czynności administracyjnych mogą stopniowo zmieniać sposób funkcjonowania całych instytucji. Najważniejsze jest jednak to, aby kolejne wdrożenia nie były celem samym w sobie.

Z perspektywy studenta liczy się przede wszystkim możliwość sprawnego załatwienia sprawy. Dla pracownika administracji istotne będzie ograniczenie zbędnych czynności i łatwiejszy dostęp do potrzebnych informacji. Z kolei władze uczelni oczekują rozwiązań zapewniających bezpieczeństwo, przejrzystość procesów i stabilność funkcjonowania organizacji. Dobrze zaprojektowana transformacja cyfrowa powinna łączyć te potrzeby, a nie stawiać ich w opozycji.

Przyszłość cyfryzacji szkolnictwa wyższego nie będzie zależeć wyłącznie od tego, ile papierowych dokumentów uda się zastąpić elektronicznymi. O rzeczywistym postępie zdecyduje to, czy dzięki technologii uczelnie będą mogły działać sprawniej, bezpieczniej i z większą korzyścią dla całej społeczności akademickiej.